• Het kringbestuur stelt elk seizoen tijdens de ledenvergadering een datum vast waarvóór verenigingen hun aanvraag voor wedstrijddata voor het volgend seizoen kunnen inleveren. 
  
  
• LET OP: voor het indoorseizoen heeft het kringbestuur de data van selectiewedstrijden vooraf vastgesteld. Verenigingen kunnen op deze data inschrijven. 
  
  
• Verenigingen dienen hun voorlopige wedstrijddata aanvraag schriftelijk per e-mail insturen naar het emailadres van 
  kring NVF. 
  
  
• Het kringbestuur maakt op basis van de wensen een voorzet voor de wedstrijdkalender. Hierbij kunnen wijzigingen van de aangegeven wedstrijddata worden voorgesteld, om conflicten in de kalender te vermijden.  
  
  
• Het kringbestuur legt het voorstel ter bespreking voor aan de algemene ledenvergadering. Hier wordt in overleg met gemandateerde vertegenwoordigers van de verenigingen de definitieve kalender vastgesteld. 
  
  
• Verenigingen die niet aanwezig zijn op de vergadering waar de kalender wordt vastgesteld, worden geacht akkoord te zijn met eventuele verplaatsing of annulering van opgegeven wedstrijddata. 
  
  
• Na vaststelling van de definitieve kalender kunnen er in principe geen wedstrijden meer worden aangevraagd voor het betreffende seizoen.
  
  
• De definitieve kalender wordt aangemeld bij de Regiosecretaris Gelderland/Flevoland van de KNHS en doorgestuurd naar de KNHS. 
  
  
• Wanneer een vereniging na de ledenvergadering een wedstrijd aan de definitieve kalender wil toevoegen kan dat alleen na goedkeuring van het kringbestuur.  Deze additionele wedstrijdaanvraag dient betrekking te hebben op uitzonderlijke situaties, die niet voorzien waren ten tijde van de normale wedstrijd aanvragen. Het besluit over de toevoeging of afwijzing van een wedstrijdaanvraag door het kringbestuur is bindend.